在留資格認定証明書申請書類の準備方法
以下は、一般の申請者向けに定められた出入国在留管理庁の書類規定です。書類の再送を求められる最も多い原因を防ぐため、最初の3つのセクションは特によくお読みください。
はじめに
これらは当校独自のルールではなく、出入国在留管理庁が定める要件であり、厳格に確認されます。
すべての要件が例外なく適用されます
歴史のある一部の学校は「適正校」として、申請者が提出する書類を減らせる場合があります。コト日本語学校は新設校であり、まだ適正校の認定を受けていないため、以下のすべての要件がすべての申請者に例外なく適用されます。
コト日本語学校がサポートすること
コト日本語学校は、書類の日本語訳の作成、申請書類一式の製本・とじ込み、確認書の記入、申請書への写真の貼付を行います。以下の手順に沿って正確にご準備ください。
書類提出でよくあるミス
多くの書類は国際郵送で送る必要があります。書式の誤りや不備があると再提出が必要になり、遅延の原因となります。
ミス 01
A4ではなくレターサイズで印刷している
レター（米国・カナダ規格）はA4ではありません。必ずA4（210×297mm）を使用してください。
ミス 02
紙の両面に印刷している
両面印刷は受理されません。必ず片面印刷にしてください。
ミス 03
銀行・税務関連書類のコピーを送付している
銀行・税務関連書類は、銀行の証明印または署名のある原本が必要です。
ミス 04
一度しか発行されない書類の原本を郵送している
出生証明書・卒業証書などはA4コピーを送付し、原本は手元に保管してください。
ミス 05
写真のサイズが規定外
写真は縦4cm×横3cmちょうどでなければなりません。
ミス 06
写真を手作業で切って小さくしすぎている
手作業で切らないでください。正しいサイズの写真を注文してください。
ミス 07
接写や不鮮明な自撮り写真を使用している
自撮りは不可です。正面を向いた鮮明な写真を、無地の背景で撮影してください。
最終確認
提出前チェックリストを確認する
郵送前にすべての項目を確認してください。
書類の書式ルール
書類の要件は申請区分によって異なります。デジタルで提出するもの、郵送するもの、コピーではなく原本が必要なものがあります。正しく準備していただけるよう、よくあるミスと重要な注意点をまとめました。
ルールA：必ずA4サイズの用紙を使用する
日本の標準的な用紙サイズはレターではなくA4です。この2つのサイズは非常に似ているため、特に北米にお住まいの方（レターがデフォルトサイズの地域）は混同しがちです。A4以外のサイズで提出された書類は書式不備とみなされ、再提出が必要になり、審査が遅れる可能性があります。
- プリンター設定およびPDF／エクスポート設定でサイズをA4に設定してください。
- 銀行や役所に書類を依頼する際は、可能であればA4での発行を依頼してください。
- 自宅で印刷する場合はA4用紙を購入してください。
- 見た目が似ていても、プリンターやPDFの出力設定をUSレターにしないでください。書式不備として扱われます。
- 銀行や役所がデフォルトでA4を発行してくれると思い込まないでください。必ず明確に依頼してください。
- 自宅でレターサイズで印刷し、サイズを確認せずに提出しないでください。
書類がA4以外のサイズで発行されている場合（例：小さな原本や規定より大きい証明書など）、発行された状態のままの原本に加えて、A4サイズのコピーも送付する必要があります。
ルールB：両面ではなく片面で印刷する
すべてのページは片面のみに印刷してください。近年のプリンターは用紙節約のため両面（duplex）印刷がデフォルトになっていることが多くあります。すでに両面印刷された書類がある場合は、新たに片面コピーを作成してください。
ルールC：コピーか原本か必ず確認する
一部の書類は原本を郵送する必要があり、別の書類はコピーを郵送する必要があります。これは最も大きな損失につながりやすいミスで、どちらの方向でも間違いが起こります。
重要な理由：提出された書類はいかなる場合も返却されません。出生証明書や卒業証書の原本しか持っていないのに郵送してしまうと、返却されませんので原本の送付は避けてください。同様に、再発行可能な銀行残高証明書のコピーを再発行可能書類として提出すべきところ、原本の代わりにコピーを提出すると、申請が却下される可能性があり、海外から改めて原本を取得して送付する必要が生じ、余分な時間と費用がかかります。
この書類は何度でも簡単に再発行できますか？
原本を郵送
銀行印または発行者の署名が入ったもの
- 残高証明書
- 取引明細書
- 在職証明書
- 課税証明書・所得証明書
コピーでの提出はできません。
A4コピーを郵送
原本は手元に保管し、郵送しないでください
- 出生証明書
- 卒業証明書
- 戸籍謄本
- 再発行できない書類全般
提出書類は返却されません。
受理されるコピーの作り方
コピーを提出する場合は、原本から直接作成した第一世代のコピーである必要があります。コピーは片面印刷、A4サイズに収め、余白に日付・署名入りの簡単な手書きメモを添えてください。冊子形式の卒業証書は表紙を含め、関連するすべてのページをコピーしてください。
証明写真について
サイズ、背景色、服装を含め、証明写真（パスポートサイズ）のガイドラインに必ず従ってください。写真は小さいものですが、規定は厳格です。写真スタジオや証明写真機で「3cm×4cm」と具体的に指定して撮影するのが最も確実です。写真は複数の書式で使用しますので、8枚ご用意ください。
印刷した写真の裏面にお名前を薄く記入し、他の書類と一緒に送付してください。写真の申請書への貼付はコト日本語学校が行いますので、ご自身での糊付けや切り抜きは不要です。
写真の条件：
- 頭部が中央にあり、頭上に少し余白があること
- 3cm×4cm
- 撮影から3ヶ月以内であること
- 正面を向き、顔全体が見え、無表情であること
- 無地で明るく、影のない背景であること
- 鮮明でピントが合い、照明が良く、帽子を着用していないこと
写真によくあるミス
ぼやけた自撮り写真 ✕
顔が近すぎる ✕
帽子・暗い背景 ✕
切り抜きが不揃い・サイズが小さすぎる ✕
書類ガイダンス全文
公式ガイダンスの全内容を分かりやすい日本語で改めてまとめたものです。「原本が必要」とはコピーが受理されないことを意味します。「あなたの対応」は申請者ご自身が行うべき手順を示します。ティール色の枠内の項目は学校が対応します。
書類全般
| 項目 | 担当 | あなたの対応 |
|---|---|---|
| 提出書類は返却されません | 申請者 | 入管は提出されたすべての書類を永久に保管します。申請前に、各書類が再発行可能かどうか確認し、再取得できる原本のみを提出してください。 |
| 製本・とじ込み | 学校 | コト日本語学校が提出書類一式の製本・とじ込みを行います。 |
| 書類の有効期限 | 申請者 | 書類は入管への申請提出日から3ヶ月以内に発行されたものである必要があります。やむを得ない事情でそれ以上経過している場合でも6ヶ月以内とし、事情を説明する自由書式の説明書を添付してください。説明内容によっては証拠として認められないこともあり、最終判断は入管が行います。 |
| 日本語訳 | 学校 | コト日本語学校が外国語書類（英語含む）の全訳（銀行取引明細の全文など、金額だけでなく全文言）を作成します。 |
| 証明書の発行者情報 | 申請者 | 各証明書には、発行者の役職・氏名、発行機関の所在地・連絡先（電話・FAX・メール）、可能であれば発行者の署名（印鑑で代用可）を記載する必要があります。 |
| A4片面形式でない書類 | 申請者 | A4より小さい場合：台紙に貼らずそのまま提出＋A4に拡大した片面コピーを添付。A4より大きい場合：谷折りでA4幅に収めて提出＋A4に縮小した片面コピーを添付。A4だが両面印刷の場合：原本＋片面のA4コピーを提出。 |
| コピー提出が認められる場合 | 申請者 | コピーが認められるのは再発行不可の書類（戸籍謄本、卒業証書など）のみです。再発行可能な書類（銀行残高証明書など）は、特に記載がない限り原本が必要です。コピーする場合：①原本から直接作成した第一世代のコピーであること、②片面印刷であること、③A4に収まること、④余白に「コピー日・作成者名・申請者との関係」を記入すること（例：「〇年〇月〇日コピー／作成者〇〇／関係：本人」）。 |
各書類についての注意事
1. 確認書（学校が対応）
この確認書は必須です。学校が記入・提出しますので、申請者による対応は不要です。
2. 最終学歴の卒業証明書
- 冊子形式の卒業証書は、表紙を含め関連するすべての部分をコピーしてください。
- 余白に必要事項（コピー日・氏名・関係）を記入してください。
- 提出日当日に卒業証書の原本をご持参ください。入管が本人確認のため、原本を照合します。
- 大学卒業者（大専等の短期大学を含む）：可能であれば、CHSIまたはCDGDCが発行する学歴認証報告書の原本をご提出ください。この認証報告書を提出する場合、卒業証明書自体の提出は不要です。
- 高考（大学入学試験）を受験した高校卒業者：CDGDC発行の認証報告書の原本をご提出ください。
- 認証機関の結果ページを印刷したものは、原本として認められます。
- 認証報告書を提出せず、学校側が独自に卒業の真正性を確認した場合は、その確認状況および裏付け資料をご提出ください。
3. 日本語能力の証明（原本必須）
日本語教育の参照枠でA1レベル以上を示す成績証明書または認定証の原本を提出してください。試験サイトの画面印刷は証明書として認められません。下記の対象試験については、「出入国在留管理庁提出用」の印がある証明書を提出してください。
外国の大学・短大を卒業し、卒業証書を提出する場合、日本語能力証明は原則不要ですが、審査の過程で改めて求められる場合があります。
- JLPT（日本語能力試験）— N5以上
- BJT（ビジネス日本語能力テスト）— 300点以上
- J.TEST — F級以上、またはFG級250点以上
- J.NAT-TEST — 5級以上
- STBJ — 350点以上
- TOPJ — 初級A以上
- J-cert — 初級以上
- JLCT — JCT5以上
- PJC Bridge — C−以上
- JPT — 315点以上
- JPT Elementary — 68点以上
- Japanese Online Test（JT）— JT5以上
- 駿台日本語力判定テスト — 300点以上
試験に合格したものの、期限までに合格証明書が発行されない場合は、提出期限日に受験票のコピーを提出し、証明書は追加書類の提出期限までにご提出ください。期限を過ぎて提出された書類は審査の対象とならない場合があります。学校の面接によって日本語力を確認する場合は、その内容が学校側の確認シートに記録されます。
4. 経費支弁に関する申告書（原本必須）
経費支弁者は、来日後にかかる費用（学費・生活費）をすべて負担できることを、金額や送金方法とともに示し、申告書に本人が直接署名する必要があります。経費支弁書は所定の様式で作成する必要があり、そうでない場合は必要事項が不足し、書類として受理されません。
- 父母以外の方が経費を支弁する場合（親族など）：①父母ではなくその方が経費を支弁する理由、②父母が経費を支弁できない理由の両方をご説明ください。
- 生活費を貸与型奨学金でまかなう場合：出入国在留管理庁が定める貸与型奨学金に関するガイドラインに従い、参考資料4の添付書類4に記載の書類をご提出ください。朝日・産経・日経・毎日・読売の新聞奨学会5社を利用する場合は提出が免除されますが、その場合も貸与条件を理解している旨を確認する、ご本人署名入りの申告書を提出してください。
- 給付型（返済不要）奨学金の場合：参考資料4の添付書類4に記載の書類をご提出ください。貸与型・給付型いずれの奨学金の場合も、過去2年分の受給者一覧（学校名、支給開始日、本人特定事項、在留カード番号）をあわせてご提出ください。
5. 支弁者と申請者の関係を証明する書類（原本が必要な場合あり）
公的機関が発行または認証した書類（出生証明書や公証された親族関係証明書など）で家族関係を証明してください。宣誓供述書のみでは不十分です。
- 戸籍謄本：世帯の住所と全構成員の身分事項・職業が記載されたページをコピーしてください。
- 親族関係が遠い場合：関係を書類でつなげてください。例：支弁者が母親の姉（申請者のおば）の場合、①母子関係の証明、②母と支弁者の姉妹関係の証明、の両方が必要です。
- 国によっては、海外使用目的の公証書類に英訳が含まれる場合があります。申請の際は「海外使用目的」であることを明記してください。
6. 銀行残高証明書（原本必須）
経費支弁者名義で発行されたものである必要があります。銀行発行の原本を例外なく提出してください。コピーは受理されません。提出日にできるだけ近い日付で発行してもらうことを強くお勧めします。
必要な残高の目安：銀行残高証明書については、300万円のすぐに使用可能な現金資金があることが重要です。金額が不足している場合、書類として受理されません。口座の最終残高のみを示す取引明細書を残高証明書と誤って提出する申請者が多く見られますので、ご注意ください。
7. 過去1年間の資金形成過程（原本が必要な場合あり）
残高がどのように積み立てられたかを、通常は預金通帳のコピーまたは残高証明書の発行日を末日とする過去12ヶ月分の銀行取引明細書で示してください。
資金形成過程の証明として、残高証明書と同一の銀行口座から過去12ヶ月分の取引記録を提出する必要があり、記録は残高証明書に記載された日付・金額と一致している必要があります。
過去12ヶ月分の取引記録の中に数百万円規模の入出金がある場合、その資金の出所や送金理由（投資収益、家族からの多額の贈与など）を説明する追加の説明書の提出を求められることがあります。
- 氏名、銀行名、口座番号、銀行印がはっきりと読み取れること。
- 表紙および白紙ページを含む全ページをコピーし、それぞれA4サイズに収まるようにすること。
- 偽造防止用の地紋（すかし模様）が見える状態であること。
- 日付・金額・残高がはっきりと判読できること。
- 不自然な入出金がある場合は、理由を記載した署名・日付入りの説明書を別途添付すること。
- 必ず原本を提出すること（例外は認められません）。
- A4サイズでない場合は、片面印刷のA4コピーをあわせて添付すること。
- 原本には書き込みや印を一切つけないこと。
定期預金・例外的なケース
定期預金：預金証明書に加え、その口座に入金された資金の出所を証明してください（資金の出所となった口座の通帳コピーなど）。その他の資料（例外的な場合のみ）：まず支弁者の収入について公的機関が証明する書類を提出し、次に具体的な積立過程を示す資料（生産物の価格記録、売上伝票、領収書など）を提出してください。記載内容が不十分な場合は、自由書式の説明書と客観的な裏付け資料を追加してください。
8. 支弁者の職業証明（原本が必要な場合あり）
経費支弁者の職業を証明する書類は公的な書類である必要があります。自筆の申告書や、雇用主からのメールなど非公式な資料は認められません。
- 会社員：雇用主または公的機関発行の在職証明書の原本。
- 事業主：事業を営んでいることを示す公的機関発行の書類（営業許可証や登記事項証明書など）。
- 会社役員：商業登記簿謄本のコピー。役員の氏名が登記簿に記載されていない場合は、①の在職証明書を提出してください。
- その他の職業（個人経営の農家など）：職業を証明する公的機関発行の書類。
9. 支弁者の過去1年間の収入証明（原本必須）
収入と所得税は連動しているため、過去1年間について（1）収入・所得額、（2）課税された所得税額と実際の納税額の両方が記載された、所得税を管轄する公的機関発行の証明書を提出してください。納税領収書のコピーは認められません。
公的機関が証明書を発行できない場合は、正式に数値を証明できる機関からの自由書式の説明資料と、当該機関が発行できない理由を記した書面を提出してください。
総収入と税・諸費用控除後の純収入の両方を明示してください。
所得税証明書にすでに税額が記載されている場合、別途納税証明書は不要です。
支弁者の職業が農業（林業・漁業・畜産業を含む）の場合
①経営規模を示す説明資料（土地・建物・家畜の所有記録＋直近の固定資産税証明書）、②従事者数（家族・従業員の別）、③生産設備（機械、トラック、納屋等＋関連する税証明書）、④主な取引先・販路、⑤過去1年間の収支明細、⑥過去1年間の月次売上、これらが収入の明確化に役立ちます。
10. 支弁者が日本在住の親族である場合
以下を提出してください：①経費支弁に関する申告書、②マイナンバーの記載のない全世帯員分の住民票、③直近1年分の住民税課税・納税証明書（控除や扶養親族をすべて含む。非課税の場合は納税証明書は不要）、④職業証明、⑤残高証明書と1年分の取引明細（通帳コピー）。
11. 18歳未満の申請者が一人で生活する場合の支援体制
「一人で生活する」とは、実際に一人暮らしをしている状態を指します（生活を補助する管理人がいる寮などは該当しません）。誰がどのように日常的な支援を行っているかを説明する書類を、学校の確認を得たうえで提出してください。生活状況を証明するさらなる資料の提出を求められる場合があります。
12. 理由書（原本必須）
以下のいずれかに該当する場合、詳細な自由書式の理由書を提出してください：①過去にCOEの不交付や在留資格変更の不許可を受けたことがある、②過去にCOE／在留資格変更申請を取り下げたことがある、③COEの返納や交付後の未入国があった。事実関係を説明し、理由がすでに解消されていることを裏付け資料とともに示してください。理由書は申請者本人が作成し、日付・署名（印鑑で代用可）を記入する必要があります。
その他の注意事項
募集関連資料は学校が3年以上保管します。申請者側の対応は不要です。申請書類は以下の順にとじ込まれます（とじ込みは学校が行い、各翻訳文はそれぞれの原本の後に続きます）：
- 申請書
- 書類一覧＋日本語能力に関する確認書
- パスポートのコピー
- 卒業証明書
- 日本語能力に関する資料
- 経費支弁に関する申告書
- 支弁者と申請者の関係を証明する書類
- 銀行残高証明書
- 資金形成に関する資料
- 支弁者の職業証明
- 支弁者の収入証明
- 奨学金関連書類
- 18歳未満の支援体制に関する資料
- 理由書＋裏付け資料
- その他任意の資料
- 結核非発病証明書
すべての書類を提出する前の最終確認
海外から再送するよりも、郵送前に確認する方が必ず安く済みます。書類について不明な点があれば、準備を始める前にコト日本語学校までご連絡ください。2分の確認で数週間の遅れと国際送料を節約できます。
すべてのページがA4サイズである
210×297mm。レターサイズではありません。プリンターとPDFエクスポートの設定を確認してください。
すべてのページが片面印刷である
用紙の裏面には何も印刷されていないこと。
銀行・税務書類は原本である
残高証明書、取引明細書、所得・納税証明書には銀行の証明印または発行者の署名が必要です。コピーは提出しないでください。
一度しか発行されない書類はA4コピーであり、原本ではない
出生証明書、卒業証書、戸籍謄本はA4用紙にコピーし、余白に注記のうえ、原本は自宅で大切に保管してください。
各コピーに必要な余白の注記が含まれている
コピーした日付、作成者、申請者との関係、署名を記載してください。
すべての書類が過去3ヶ月以内に発行されている
3ヶ月を超える場合は6ヶ月以内とし、説明書を添付してください。
写真が3cm×4cmである
最近撮影し、正面を向き、鮮明で、無地の背景であること。自撮り、帽子、手作業での切り抜きは不可です。裏面に氏名を記入してください。8枚ご用意ください。
卒業証書の原本を保管しておく
入管が本人確認できるよう、提出日当日に原本をご持参ください。